二、溝通與成本
溝通的重要性是毋庸置疑的,但項目經(jīng)理在強化溝通的同時不能忽視溝通的成本。溝通方式的選擇,溝通時機的把握,溝通范圍的界定都會影響溝通的成本,進而會影響整個項目的成本和進度。譬如開會,有人總結(jié)出一個會議的成本=(與會人工資+日常開支+找不到你的人的工資)×人數(shù)×?xí)h時間+會議本身支出。大家可以據(jù)此計算一下一個無效會議浪費的成本。
所以,要盡量采取節(jié)省成本的方式達到溝通的目的,能網(wǎng)絡(luò)會議、電話會議的就不宜集中開會;能郵件、電話達到目的的,不必面談;能用規(guī)章制度標準化的事情,沒必要個案溝通。下面的故事也許會給您一些啟發(fā):
上世紀八十年代,有一對兩地分居的夫婦,丈夫留學(xué)美國,妻子在國內(nèi)上班。當時的電話資費非常貴,每分鐘國際長途要二三十元錢,這對夫婦溝通的成本很高。后來他們想了一個既省錢又能保證每天都能溝通的辦法。他們約定:當電話鈴響一聲就掛斷的話,含義是:我很好,不要掛念;當電話鈴響兩聲掛斷的話,含義是:你的回信我收到了,請放心;當電話鈴響三聲掛斷,含義是:我的信件寄出,注意查收;鈴響三聲以后還不掛斷,代表我確實有話要說,請接電話。
故事中的夫婦巧妙利用打電話的約定,將他們的溝通模式化,標準化,于是大大節(jié)省了例行溝通的成本,只有例外情況才付費用。當然,隨著科技的發(fā)展,解決這個問題的途經(jīng)很多,成本也很低,但故事中想方設(shè)法降低溝通成本的思想值得借鑒。
三、溝通與專業(yè)技術(shù)
項目經(jīng)理未必是樣樣都很專業(yè)的專才,但至少應(yīng)該是樣樣都熟悉的通才,否則,很難將一個復(fù)雜的大型項目管好。對項目中某一專業(yè)領(lǐng)域一點也不懂的項目經(jīng)理,就很難與項目組中該領(lǐng)域的成員溝通,難以監(jiān)督和檢查他們工作的效率和質(zhì)量--因為有效溝通的前提是彼此能夠正確解析對方的信號。項目經(jīng)理必須懂得一些領(lǐng)域的專業(yè)語言(術(shù)語),才能和項目組中的專業(yè)成員有效交流。
有這么一個笑話:
一家飯店剛招來一個服務(wù)員,第一天上班,飯店來了一撥食客。服務(wù)員招呼他們落座后,為首的客人道:“服務(wù)員,茶!”
服務(wù)員開始數(shù)人:“1,2,3,4,5,6,7,8,9,10?!比缓蠡卮穑骸笆畟€?!闭f完侍立一旁。
等了一會,客人見茶還不上來,又喊:“服務(wù)員,倒茶!”
服務(wù)員倒著數(shù)了一遍人數(shù):“10,9,8,6,5,4,3,2,1?!贝鸬溃骸斑€是十個!”
客人感覺很納悶,問:“我讓你倒茶,你數(shù)啥?”
服務(wù)員以為客人問她的屬相,便脫口而出:“我屬(數(shù))豬!”
這個服務(wù)員先把“茶”聽成“查”,“倒茶”理解為倒著查,又把數(shù)數(shù)的“數(shù)”理解為屬相的“屬”,讓客人啼笑皆非。因為她不還沒有適應(yīng)新的語言環(huán)境,不能正確解析客人的話。不懂專業(yè)的項目經(jīng)理跟專業(yè)技術(shù)人員交流,就有點像那位服務(wù)員對客人。一些高水平的技術(shù)人才即因為長期得不到項目經(jīng)理的理解而郁悶地離去。
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